Die Einreichung von Wettbewerbsbeiträgen erfolgt kontinuierlich mit Hilfe des Projektsteckbriefes gemäß einer festen Stichtagsregelung. In halbjährlichem Abstand werden die Projektwettbewerbe ausgerufen. Die zu fördernden Projekte sind zu den Stichtagen 01. April und 01. Oktober eines jeden Jahres mittels eines Projektsteckbriefs und erläuternder Unterlagen beim zuständigen Regionalmanagement einzureichen.
Anschließend erfolgt die Vorprüfung aller eingereichten Beiträge hinsichtlich ihrer Konformität zur Entwicklungsstrategie. Jedes Projekt wird anhand des Bewertungsbogens geprüft bzw. bewertet. Hieraus ergibt sich jeweils der Vorschlag für eine Prioritätenliste. Die Mitglieder der Steuerungsgruppe beraten im zeitlichen Vorfeld der Mitgliederversammlung über die eingereichten Wettbewerbsbeiträge. Sie prüfen ihre Kongruenz zu dem Regionalen Entwicklungskonzept und diskutieren über die Bewertung. Anschließend geben sie eine Beschlussempfehlung für die Mitgliederversammlung.
In der Mitgliederversammlung beschließt die Lokale Aktionsgruppe sowohl jedes Einzelprojekt als auch die Prioritätenliste in ihrer Gesamtheit, unter Beachtung etwaiger Interessenkonflikte. Danach werden die jeweiligen Projektverantwortlichen über das Ergebnis informiert und über die in der Folge anstehende Erarbeitung des Fördermittelantrages aufgeklärt.
Im Anschluss daran müssen die Förderanträge erarbeitet und vervollständigt werden. Sie werden zunächst beim Regionalmanagement eingereicht. Dieses führt eine dialogische Vorprüfung durch und leitet die vollständigen Anträge an das Amt für regionale Landesentwicklung (ARL) in Braunschweig weiter. Bei Anträgen mit einem Kofinanzierungsanteil erhält der Landkreis Helmstedt als Verwaltungsstelle für den Kofinanzierungspool ebenfalls eine Kopie des Antrags. Das ARL prüft die eingereichten Anträge und erteilt die Zuwendungsbescheide. Dieser Vorgang läuft in enger Abstimmung mit dem Landkreis Helmstedt, da dieser parallel den Zuwendungsbescheid für die Anträge ausfertigt, bei denen ein Kofinanzierungsanteil enthalten ist.